커피 로스터리가 반드시 갖춰야 하는 서류 3가지 (2026년 기준)

먼저 가장 중요한 사실부터 말씀드립니다. 보관 기간은 3년입니다. 2년이 아닙니다.

커뮤니티에는 "2년인 줄 알고 폐기해버렸다"는 글이 실제로 올라옵니다. 이건 부주의가 아니라 잘못된 정보가 업계에 퍼져 있다는 증거입니다. 그래서 근거 조문부터 정확히 짚겠습니다.

1. 무엇을, 얼마나

「식품위생법 시행규칙」 [별표 17] 제1호는 이렇게 정합니다.

가. 생산 및 작업기록에 관한 서류와 원료의 입고·출고·사용에 대한 원료수불 관계 서류를 작성하되 이를 거짓으로 작성해서는 안 된다. 이 경우 해당 서류는 최종 기재일부터 3년간 보관하여야 한다.

나. 식품제조·가공업자는 제품의 거래기록을 작성하여야 하고, 최종 기재일부터 3년간 보관하여야 한다.

정리하면 세 가지입니다.

• 생산작업일지 — 별표17 제1호 가목 · 3년
• 원료수불부 — 별표17 제1호 가목 · 3년
• 거래기록서 — 별표17 제1호 나목 · 3년

여기에 자가품질검사 기록서가 별도로 있습니다(커피류는 3개월마다).

2. 안 쓰면 어떻게 되나

[별표 23] Ⅱ.1.제11호 가목입니다.

그리고 [별표 23] Ⅰ. 일반기준 제1호에 따라, 둘 이상이 함께 적발되면 가장 중한 정지기간에 나머지 각각의 2분의 1이 더해집니다. 생산일지와 원료수불부가 동시에 적발되면 15일 + 2.5일입니다.

서류는 귀찮은 일이 아니라 사업 존속의 문제입니다. 프레임을 바꿔야 합니다.

3. 그런데 이 서류는 어디에도 없습니다

여기서 중요한 이야기를 하나 해야 합니다.

로스팅 로깅 프로그램에는 이 서류가 없습니다. 크롭스터·파이어스코프·Artisan 같은 도구는 온도 곡선과 RoR을 기록합니다. 훌륭한 도구지만 범주가 다릅니다. 온도 곡선은 그려주는데, 원료수불부는 나오지 않습니다.

범용 ERP에도 없습니다. 회계와 재고를 다뤄도 식약처 서식을 만들어주지는 않습니다. 실제로 커뮤니티에는 ERP를 쓰면서 "이걸로 원료수불부와 생산일지를 작성할 수 있나요"라고 묻는 글이 올라옵니다. 돈을 내고 도구를 쓰면서 서류는 여전히 엑셀로 따로 만들고 있는 것입니다.

4. 세 서류는 사실 같은 데이터입니다

오늘 어떤 생두로 무엇을 얼마나 볶았고 어디로 나갔는지가 정해지면, 생산작업일지도 원료수불부도 거래기록서도 같은 사실을 형식만 바꿔 다시 적는 일입니다.

RoasteryFlow는 이 셋을 주문·생산 데이터에서 자동으로 생성합니다. 서류를 위한 입력이 따로 없습니다. 평소에 운영하면 서류는 이미 완성되어 있고, 인쇄만 하면 됩니다.

같은 숫자를 세 번 옮겨 적는 일이 사라집니다. 그리고 세 군데가 어긋날 일도 함께 사라집니다.