엑셀로 원료수불부 관리하다 한계에 부딪혔다면

네이버 지식iN에 이런 글이 올라와 있습니다.

"원료수불부 / 생산일지 / 판매일지 등등 엑셀로 정리하고 있는데, 점점 양이 많아지면서 엑셀로는 작성하기 힘들어지네요. 그래서 프로그램을 찾고 있습니다. 검색을 해보는데, 잘 안 보이네요."

이 글이 중요한 이유는 수요가 이미 검색창까지 왔는데 공급이 검색 결과에 없다는 사실을 보여주기 때문입니다. 이 분은 게으르지 않습니다. 오히려 반대입니다. 지금까지 엑셀로 다 해왔고, 더 이상 안 되는 지점에 도달했을 뿐입니다.

엑셀이 나쁜 도구여서가 아닙니다

엑셀은 훌륭합니다. 시작하기에 이보다 나은 도구가 없습니다. 문제는 엑셀이 표현하지 못하는 것이 하나 있다는 점입니다.

바로 서류들 사이의 연결입니다.

오늘 어떤 생두로 무엇을 얼마나 볶아서 어디로 보냈는지가 정해지면, 생산작업일지도 원료수불부도 거래기록서도 같은 사실을 형식만 바꿔 다시 적는 일입니다. 그런데 엑셀에서는 이게 세 개의 시트입니다. 시트끼리는 서로를 모릅니다.

그래서 이렇게 됩니다.

• 같은 숫자를 서류 종류만큼 옮겨 적습니다.
• 한 번 틀리면 세 군데가 동시에 어긋납니다.
• 어긋난 걸 나중에 맞추는 데 또 시간이 듭니다.
• 항목이 늘수록 이 비용이 선형이 아니라 가파르게 증가합니다.

수식과 매크로로 버틸 수 있습니다. 실제로 많은 분들이 그렇게 하고 계십니다. 다만 그 엑셀은 결국 만든 사람만 쓸 수 있는 시스템이 되고, 직원에게 넘길 수 없게 됩니다.

한계가 왔다는 신호

• 월말에 서류 맞추느라 반나절 이상을 씁니다.
• 재고를 지금 즉시 자신 있게 답하지 못합니다.
• 시트가 어디까지 최신인지 헷갈립니다.
• 심사가 잡히면 서류부터 걱정됩니다.
• 파일 이름이 "최종_최종_진짜최종"입니다.

구조를 바꾸면 사라지는 문제

RoasteryFlow는 한 번 입력하면 관련된 모든 곳이 함께 갱신되는 구조입니다.

주문을 올리면 생산량이 산출되고, 생산을 기록하면 생두가 배합비대로 줄고 원두가 로스율만큼 늘고, 출고하면 다시 줄어듭니다. 그리고 생산작업일지·원료수불부·거래기록서가 그 데이터에서 자동으로 만들어집니다.

서류를 위한 입력이 따로 없습니다. 평소에 운영하면 서류는 이미 완성되어 있습니다.

옮길 때 알아두실 것

• 제품과 원료는 엑셀로 일괄 등록할 수 있습니다. 처음부터 하나씩 넣지 않아도 됩니다.
• 주문은 판매 채널에서 내려받은 엑셀을 그대로 업로드합니다.
• 기존 엑셀은 버리지 마세요. 이미 작성한 법정 서류는 최종 기재일부터 3년 보관입니다([별표 17] 제1호). 이관은 앞으로의 방식을 바꾸는 것이지 과거를 대체하는 게 아닙니다.
• 가입 전에 데모 모드로 화면을 먼저 보실 수 있습니다.

검색해도 잘 안 보이던 그 프로그램이, 여기 있습니다.